Ajánlatkérés

Adatkezelési tájékoztató

Nem csak beszélünk az adatvédelemről, hanem valóban teszünk is érte.

Bevezetés

A(z) (honlap: , a továbbiakban: Szolgáltató vagy Adatkezelő) elkötelezett a személyes adatok védelme iránt. Ez a tájékoztató bemutatja, hogyan kezeli a Szolgáltató az ajánlatot kérők, a Megbízók és kapcsolattartóik, a hibabejelentők, valamint a honlap látogatóinak személyes adatait.

A Szolgáltató épületüzemeltetési, karbantartási, műszaki és biztonságtechnikai szolgáltatásait elsősorban vállalkozások és intézmények részére nyújtja. A tájékoztató a Szolgáltató tényleges működése alapján készült; a mindenkor hatályos változata a honlapon érhető el.

Az adatkezelő és elérhetőségei

A Szolgáltató adatvédelmi tisztviselőt nem jelölt ki, mert erre a tevékenység jellege, léptéke és a kezelt adatok köre alapján jogszabály nem kötelezi. Ha ez a későbbiekben megváltozik, a Szolgáltató a tájékoztatót frissíti.

Fogalom meghatározások

  1. „Személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
  2. „Adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
  3. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
  4. „Adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
  5. „Címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
  6. „Az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
  7. „Adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek

Személyes adatok

  1. kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);
  2. gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);
  3. az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);
  4. pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);
  5. tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);
  6. kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).

Az adatkezelő felelős a fentieknek való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”).

Az adatkezelő nyilatkozik, hogy adatkezelése a jelen pontban foglalt alapelveknek megfelelően történik.

Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés és a szerződések teljesítése

A honlapon keresztül szerződés nem jön létre; az ajánlatkérés a kapcsolati űrlapon vagy a Szolgáltató elérhetőségein történik.

Ajánlatkérés és kapcsolatfelvétel kezelése
Cél: az ajánlatkérés fogadása, az igények egyeztetése, kapcsolattartás.
Kezelt adatok: azonosító és kapcsolattartási adatok (név, e-mail-cím, telefonszám), a kiválasztott szolgáltatás, valamint az üzenetben önként megadott információk.
Jogalap: ajánlatkérés esetén a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele az érintett kérésére, GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont; ha a kapcsolattartó a megbízó szervezet munkatársa, valamint egyéb megkeresésnél a felek jogos érdeke, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.
Megőrzési idő: a megkeresés lezárásától számított 6 hónap; szerződés létrejötte esetén a jogviszonyra irányadó megőrzési idő.

A megbízási szerződések teljesítése
Cél: az épületüzemeltetési, karbantartási és műszaki feladatok ellátása, a bejelentések és feladatok rögzítése, dokumentálása, kapcsolattartás.
Kezelt adatok: a Megbízó kapcsolattartóinak és a hibabejelentőknek a neve, munkaköre, elérhetősége; a bejelentések és az elvégzett feladatok dokumentációja a Szolgáltató nyilvántartásában.
Jogalap: szerződés teljesítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont; a megbízó szervezet munkatársai esetében a felek jogos érdeke, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.
Megőrzési idő: a jogviszony megszűnésétől számított 5 év, a polgári jogi elévülési időhöz igazodva.

Számlázás
Cél: számlázás és a számviteli kötelezettségek teljesítése.
Kezelt adatok: számlázási név és cím, adóazonosító adatok, fizetési és számlaadatok.
Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont; a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése.
Megőrzési idő: a számviteli bizonylatok esetében 8 év.

Jogérvényesítés
Cél: a Szolgáltató és a Megbízók jogainak, jogos érdekeinek védelme, esetleges jogviták kezelése.
Kezelt adatok: a kapcsolattartás és a szerződés teljesítésének dokumentumai.
Jogalap: a Szolgáltató jogos érdeke, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.
Megőrzési idő: az ügy lezárásától, illetve a jogviszony megszűnésétől számított 5 év.

A Szolgáltató különleges adatot (például egészségügyi adatot) az űrlapon nem kér; kérjük, az üzenetmezőben se adjon meg ilyen adatot. Az ajánlatkéréshez szükséges adatok megadása nélkül a Szolgáltató az ajánlatkérést nem tudja kezelni.

Munkavédelmi, tűzvédelmi és biztonságtechnikai dokumentáció

A Szolgáltató tűz- és munkavédelmi, villamosbiztonsági és kapcsolódó biztonságtechnikai szolgáltatásai során jogszabályban előírt dokumentációt készít és kezel, így különösen oktatási naplókat, ellenőrzési és felülvizsgálati jegyzőkönyveket, valamint munkabalesetek kivizsgálásához kapcsolódó dokumentumokat.

Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont, különösen a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény és a tűz elleni védekezésről szóló 1996. évi XXXI. törvény alapján.
Megőrzési idő: a vonatkozó jogszabályokban meghatározott időtartam.

E feladatok ellátása során a Megbízó munkatársainak adatai tekintetében az adatkezelő jellemzően a Megbízó mint munkáltató; a Szolgáltató a Megbízóval kötött szerződés és adatfeldolgozói megállapodás alapján, a Megbízó utasításai szerint jár el.

Referenciák

A Szolgáltató a honlapon megbízói referenciákat és projektbemutatókat jelenít meg, amelyek jellemzően a megbízó szervezet nevét és a feladat leírását tartalmazzák. Természetes személy nevét, képmását vagy más személyes adatát a Szolgáltató kizárólag az érintett előzetes, dokumentált hozzájárulásával teszi közzé.

Jogalap: az érintett önkéntes hozzájárulása, GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont.
Megőrzési idő: a hozzájárulás visszavonásáig.

A visszavonás nem érinti a korábbi felhasználás jogszerűségét.

Kapcsolatfelvétel és panaszkezelés

Fogyasztói panasz kezelése
Cél: a fogyasztói panasz kivizsgálása és megválaszolása.
Kezelt adatok: név, elérhetőség, a panasz tartalma, kapcsolódó dokumentumok.
Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése, GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont; a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény.
Megőrzési idő: a panaszról felvett jegyzőkönyvet és a válasz másolati példányát a Szolgáltató az Fgytv. 17/A. § (7) bekezdése alapján 5 évig őrzi meg.

Panasz az alábbi elérhetőségeken tehető:

    A honlap és a sütik

    A honlap működése során a látogató eszközére sütik és hasonló technológiák kerülhetnek. Egy részük a honlap biztonságos és alapvető működéséhez szükséges, más részük a látogatottság mérését vagy a marketingtevékenységet szolgálja, és kizárólag a látogató hozzájárulása után aktiválódik.

    A hozzájárulás a honlapon megjelenő sütikezelő felületen adható meg, módosítható és vonható vissza; a visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

    és a sütikezelő felület jelentésében érhető el.

    Adatfeldolgozók és címzettek

    A Szolgáltató a saját adatkezeléséhez az alábbi, ténylegesen igénybe vett szolgáltatókat (adatfeldolgozókat) veszi igénybe. Az adatfeldolgozók a Szolgáltató utasításai alapján, megfelelő szerződéses garanciák mellett kezelnek adatokat, és az adatok kezelését érintően érdemi döntést nem hoznak.

    A megbízási feladatok ellátásába a Szolgáltató szakmai közreműködőket vonhat be; a közreműködők a feladatuk ellátásához szükséges mértékben ismerhetik meg a kapcsolattartási adatokat, a Szolgáltatóval kötött megállapodás szerint.

    Ha valamely adatfeldolgozó az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezel adatot, a Szolgáltató csak megfelelő adattovábbítási garanciák fennállása esetén veszi igénybe. Ilyen garancia különösen az Európai Bizottság megfelelőségi határozata (a Google szolgáltatásai esetében az EU-USA adatvédelmi keret, Data Privacy Framework) vagy az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alkalmazása.

    A Szolgáltató személyes adatot ezen túlmenően jogszabályi kötelezettség, hatósági megkeresés vagy jogi igény érvényesítése esetén továbbíthat az arra jogosult szervnek vagy személynek.

    Ki ismerheti meg az adatokat és az érintettek jogai

    A személyes adatokhoz a Szolgáltató azon munkatársai és megbízottjai férhetnek hozzá, akiknek ez a feladatuk ellátásához szükséges.

    Az érintett jogosult:

    • tájékoztatást kérni arról, hogy a Szolgáltató kezeli-e a személyes adatát, és hozzáférést kérni az adatokhoz;
    • pontatlan adat helyesbítését, hiányos adat kiegészítését kérni;
    • a jogszabályi feltételek fennállása esetén az adat törlését kérni;
    • az adatkezelés korlátozását kérni;
    • a hozzájáruláson alapuló adatkezeléshez adott hozzájárulást bármikor visszavonni;
    • jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozni;
    • a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált módon végzett adatkezelés esetén az adathordozhatósághoz való jogot gyakorolni;
    • panaszt tenni a felügyeleti hatóságnál és bírósághoz fordulni.

    A kérelem postai úton a Szolgáltató levelezési címén is benyújtható.

    A Szolgáltató a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legfeljebb a beérkezésétől számított 1 hónapon belül válaszolja meg; ez a határidő szükség esetén 2 hónappal meghosszabbítható, amiről a Szolgáltató a késedelem okainak megjelölésével tájékoztatást ad. A kérelem teljesítéséhez a Szolgáltató a kérelmező személyazonosságának igazolását kérheti.

    Az adatkezelés biztonsága

    A Szolgáltató az adatkezelés jellegéhez, körülményeihez és céljaihoz igazodó, megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi a személyes adatokat a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, sérülés és megsemmisülés ellen. A digitálisan kezelt adatokhoz kizárólag jogosultsággal, azonosítást követően lehet hozzáférni; a papíralapon keletkező dokumentumokat a Szolgáltató illetéktelenek elől elzárva tárolja, és a megőrzési idő lejártával visszaállíthatatlanul megsemmisíti, illetve törli.

    Adatvédelmi incidens esetén a Szolgáltató a GDPR szerint jár el: az incidenst szükség esetén indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül bejelenti a felügyeleti hatóságnak, és ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, az érintetteket is tájékoztatja.

    Jogorvoslat

    Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat:

    Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
    Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
    Telefon: +36 1 391 1400
    E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
    Honlap: https://naih.hu

    Az érintett a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt bírósághoz is fordulhat.

    Automatizált döntéshozatal és a tájékoztató módosítása

    A Szolgáltató nem hoz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló, az érintettre nézve joghatással járó vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintő döntést.

    A Szolgáltató jogosult a tájékoztatót módosítani, ha az adatkezelés célja, módja, az alkalmazott rendszerek vagy a jogszabályi környezet ezt indokolja. A mindenkor hatályos tájékoztató a honlapon érhető el. Lényeges változás esetén a Szolgáltató az érintetteket a rendelkezésére álló kapcsolattartási csatornán is tájékoztatja.

    Vonatkozó jogszabályok

    A tájékoztató összeállítása során a Szolgáltató különösen az alábbi jogszabályokra volt figyelemmel:

    • az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet, GDPR);
    • 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.);
    • 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról (Elker tv., különösen a 13/A. §);
    • 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről (különösen a 17/A. §);
    • 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenységről (különösen a 6. §);
    • 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről (különösen a 155. §);
    • 1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről;
    • 1996. évi XXXI. törvény a tűz elleni védekezésről;
    • 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről;
    • 2000. évi C. törvény a számvitelről (különösen a 169. §).